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すみませんとありがとう

Think

先週までの寒さが嘘の様に、暖かく穏やかな一日だった。

電車の中から、外の景色を眺めていたら、遠くにセイタカアワダチソウが見えた。

家の近所では見かけないけれど、小さい頃、実家の近所の空き地にたくさん生えていたなーと思い出し、懐かしい気持ちになった。

 

今日、会社の別の部署の同僚とのコミュニケーションでちょっと嬉しいことがあった。

今週の始めに「来週までに準備しておいてくださいね」と口頭でお願いした資料が、予定より早く必要となり、メールで「申し訳ないのだけれど、早めに準備できないか」とお願いした。すると、すぐに「今週末に部内で内容を確認するので、今週中は無理だけど、来週始めならできそうですが、それで大丈夫ですか?」とお返事をいただいた。

 

もともとのお願いしたことと違っているので、「聞いている話と違います。そんなこと急に言われても困ります(怒)」と返信されてもおかしくないのだけれど、同僚のメールは、冷静に自分の状況や今後の進め方を説明しつつ、私の状況にも理解を示し、両者が折り合える点を探ろうとしてくれていた。

そのメールがとてもスマートで、コミュニケーションが上手な人だなーと感心した。

 

とても嬉しかったので、私もすぐに返事を書いた。

最初は「すみません。」と書き始めたけれど、「ありがとうございます。」と書き直した。
 

日本語の”すみません”はとても便利な言葉で、失敗を謝る意味だけでなく、自分のお願いに対応してくれてありがとうという意味にもなる。そして、どちらの意味かを明確に示さず、文脈の中で相手に判断させている。

 

以前、英語で話すときもそのままの調子で"Sorry"を連発していたら、アメリカ人の同僚から"そこは謝ることではないからSorryというのはおかしい"と指摘された。

それ以来、日本語で”すみません”と口から出そうになったとき、どういう意味で言おうとしているのかすごく意識するようになった。

そして、感謝の気持ちが入っているときには、「すみません」ではなく、自分の気持ちが伝わるよう「ありがとう」と言い換えるようにしている。

 

今回の返事は、期限を変更したことに対するお詫びより、同僚の協力への感謝の気持ちをいっぱい表現したかった。だから、「ありがとうございます!その日程で大丈夫です。すごく助かります。」とすぐに返事をした。

気持ちのリセット法

Think

なんとなく目覚めがすっきりしないなーと思っていると、雨がポツポツ降り始めた月曜日の朝。

 

目覚めがすっきりしない理由を考えると、週末したかった家仕事、先週やりのこした会社の仕事のことなど、頭の中が”しなくてはいけないこと”のTo do listでいっぱいになっていて、楽しいことを考える余裕がないからだと気がついた。

 

気持ちの余裕がない時は、気だけ焦っていつもより時間がかかったり、間違えてやり直しが必要だったり、ちょっとしたことで家族に当たってしまったり。

今までに幾度となく失敗しているので、気持ちに余裕がないまま焦って何かを始める前に、意識的に気持ちをリセットして頭の中をゼロに戻すようにしている。

 

私の気持ちのリセット法は、

  • 大きく深呼吸をする
  • 気になっていることを全部書き出してみる
  • 期限を変更したり、やらないことを決める
  • いつもよりちょっと丁寧に何かする

という感じ。

 

頭のハードウェアがTo doでいっぱいだと、頭を考えることに使えなくなるので、大きく深呼吸をしてから、まずは頭の中の気になることを全部紙の上に棚卸しする。

そして、どうしても今しなくてはいけないこと、すこし先でも問題ないことを紙の上で考える。こうすると、頭で考えているだけのときより、客観的になれるような気がする。

 

今日は、睡眠改善プロジェクトの終了時期の変更を決めた。10月中に終えると目標を立てていたけれど、優先順位や調査にかかる時間を考えると、現実的でないことがわかってきたので、焦らず長期的にゆっくり取り組もうと思う。

 

そして、朝食を作りながら、今日の夕食の副菜のカボチャを煮た。いつもは切ってそのまま煮るだけだけど、今日は全部面取りをした。角の部分の皮が薄く細くすーっとめくれると、気持ちも少しずつすーっとした。

 

もちろん、これで完全にすっきりリセットとはいかないけれど、今日は一日、丁寧に丁寧にと頭の中で唱えながら、動いた。

気持ちに余裕がないこんな日は、”効率性”よりも、”丁寧さ”を意識する方が、気持ちが中和されてうまくいく気がする。こういうのもマインドフルネスの一種なのかな。

 

昼過ぎには雨が上がり、夜にはほぼ満月のきれいな月が見えた。

それだけで、得した気分。

靴磨きと時間計測

Management skills

曇り空で寒いかなーと思って外に出ると、思いのほかポカポカ日差しが暖かく、過ごしやすい日だった。

 

ここしばらく、週末のやりたいことリストの常連だった靴磨きをした。

靴磨きはずっと苦手で、靴磨きの正しい方法がわからなかったのだけど、数年前に靴磨き屋さんの講習会を受けた。

 

手順は、

  1. ブラシで汚れを落とし、クリーナーで靴墨を落とす
  2. 乳化クリームを刷毛で靴全体にのばす
  3. 靴を柔らかい布で磨き上げる

更につやつやに仕上げるにはワックスを塗って更に磨く(今日は省略)。

 

それ以来、靴を磨くことそのもののハードルは下がったけれど、何となく大変というイメージがあり、面倒でついつい後回しにしがちだった。

 

こういう面倒な仕事こそ、楽しい気分でやるのが肝心。

朝食後に美味しい紅茶を入れて、一息してから、気合いを入れ、靴を玄関に並べ、iPadで音楽をかけて、スタート。

 

そして、6足でかかった時間は30分弱。

本当に、意外とあっさり終わった。

 

面倒と感じるのは、仕事量と必要時間が把握できていないから。

だから、”余裕のあるときにしよう”と後回しにしがちだ。

でも、30分あれば余裕で終わる、と見積りが立つと、次から計画が立てやすい。

卒対委員とプロジェクトマネジメントスキル

Management skills

 久しぶりにピカピカの晴天の土曜日。

空が真っ青なのはいつぶりだろう。

 

さて、今日は、卒業対策委員会の集まりがあり、午前中小学校に行った。

 

”卒業対策委員”という言葉を最初に聞いた時、何の対策をするんだろう?と頭の中にはてながいっぱいだったが、よくよく聞くと、卒業生のアルバムや謝恩会など、卒業にまつわるイベント係のことだった。

 

5年生最後の保護者会で次年度のPTAの役員決めをしたのだけれど、卒業対策委員(卒対委員)には希望者がほとんどいなく定員割れの状態だった。しーんとした重たい空気に耐えられず、誰もいないなら引き受けましょう、と手を挙げ、卒対委員になった。
 

息子の学校の卒対委員の仕事をプロジェクトと例えると

  • プロジェクトゴール:卒業する6年生及び関係者(保護者、教職員)が満足いく卒業記念イベントを滞りなく実行する
  • サブプロジェクト:卒業アルバム作成、DVD作成、謝恩会の企画・実行
  • プロジェクトメンバー:卒対委員8名+会計係2名
  • ステークホルダー:保護者、教職員

と言う感じ。

 

「卒対は大変だから、PTA役員を低学年のうちに済ませておい た方がいいよ」と、息子が小学校に入りたての頃、上学年のママから言われていたのを覚えていたので、自分から手を挙げたものの、かなり負担が大きそうで恐れ戦いていた。でも、活動開始して約5ヶ月間だが、とても快適で、むしろこれまであまり接点のなかった他のママ達とざっくばらんに話ができて、一番楽しいPTA活動だ。

 

うまく進んでいる理由を考えると

  • 立ち上げ時に年間予定や気をつける点を前年度の卒対委員から説明してもらい、メンバーが全体像を把握した上で仕事が進められる
  • 各メンバーが引き受けた仕事を責任を持って進めるので、進捗が早い
  • チームとしての意見を自由に言い合える雰囲気があり、意思決定が早い
  • メンバーに過去の経験者がいるので、前例踏襲型で手を抜くところ(書類の作成等)と力を入れるところ(謝恩会の出し物など)のメリハリがある
  • 先生や保護者に対して適切に実施状況の報告をしたり、相談をしたり、ステークホルダーマネジメントが上手

ということで、誰も意識していないけど、自然とプロジェクトマネジメントができていている。普段、仕事でプロジェクトマネジメントをしている立場で考えると、その自然さがすごく新鮮で面白い。

 

私は、平日、フルタイムで仕事をしていているので、どれくらい役に立てるかなーと心配していたけれど、会議の後に会議録を送ったり、会議前日に会議予定やTo do listを送るなど普段の仕事の会議と同じようにしていたら、「とてもわかりやすくて、助かる」と他のメンバーから感謝され嬉しくなった。

また、順調に行っているときこそ、リスクマネジメントが大事なので、あえて「もしこんなことが起きたらどうしようか?」とうまく進まない場合のことを投げかけて、みんなで話をしたり。

 

卒対委員をしながら、プロジェクトマネジメント系のスキルは、どこでも使えるなーと再確認した日だった。

ジュニアNISAの申し込みとクリティカルパス

Management skills Life Organizer

晴れやかな金曜日。

夕焼け空には、空いっぱいに鱗雲が広がり、大きな魚がうねっているように見えた。

 

さて、先日の日曜日のこと。家でのんびりする時間があったので、ずいぶん前に取り寄せていたジュニアNISAの証券会社の資料を開いた。

 

NISAは少額投資非課税制度で、投資を促進するため、年間の投資金額が特定の金額以下であれば株式や投資信託にかかる値上がり益や配当金が非課税になるという制度だ。そして今年の4月から、20歳未満の子どもにも適用され、ジュニアNISAの制度が始まった。

 

実際に投資を開始するかはともかく、時間に余裕があるときに口座だけは開いておこう、今日を逃すと次いつ気分が乗るかわからないから。。。と申し込み資料を記入し、免許証や保険証などの身分証明書類をコンビニでコピーし、さあ万全、封筒に入れようという段階で、チェックリストをみて気がついた。

 

息子の口座なので、息子と親権者である私の関係を証明するため戸籍謄本が必要だ。

 

がーん。

 

我が家の本籍地は今の現住所ではないため、戸籍謄本の取り寄せは郵便でのやり取りになる。

 

がーん。

 

戸籍謄本の取り寄せには、郵便定額小為替を購入が必要で、購入はゆうちょ銀行の窓口のみ。つまり平日の日中だけ。

 

がーん。

 

一生懸命ジュニアNISAの申請書類を書いたけど、戸籍謄本を手に入れなれば申込できない。そして、私のNISA申し込み計画は1週間待ち時間が必要となった。

 

今回の流れを私の行動の順に書くと

  1. 申し込み書類を書き込む 20分
  2. 必要な身分証明書類をコピーする 20分
  3. 戸籍謄本の取り寄せのため書類作り〜申し込み(書類の記載、封筒準備、小為替の購入) 平日1日
  4. 戸籍謄本取り寄せの書簡往復 1週間
  5. 必要な書類をすべて同封して申し込む 10分

という流れになり、今は戸籍謄本を待っているところ。

 

この中で最も時間がかかるのは戸籍謄本の取り寄せに関わる手続きで、その長さは私にはコントロールできない。つまり、戸籍謄本の取り寄せが、書類提出までのプロセス全体の長さに影響する。こういうステップを、律速段階とかボトルネック呼んだりする。

 

そして、すべてのステップを前工程と後工程をつなげて並べてみたときに、所要時間が最も長くなる経路をクリティカルパス(Critical path)という。

 

今回の場合のクリティカルパスは、

 郵便定額小為替購入➡戸籍謄本取り寄せ書簡往復➡必要書類送付

であり、その他の作業は、このクリティカルパスと並行して行うことができる。

 

全体的な時間を短くするには、(1) クリティカルパスにある作業の時間を短縮する、(2)クリティカルパス以外の作業をクリティカルパスと並行して行い、クリティカルパスの作業の待ち時間を無くす の2つの方法がある。

 

(1)については、小為替購入(平日のみ)、戸籍謄本取り寄せ(1週間)は、短くしようがないので、(2)平日に戸籍謄本の取り寄せにかかる手続きを行い、戸籍謄本を取り寄せている間に他の書類を準備すれば、待ち時間なく提出できたはずだ。

 

いきなり書類を書き始めるのではなく、まず全体像を眺めてから計画を立てる。

家の仕事を効率的におこなうのにも必要だなと、失敗して気がついた。

宿題問題と現場重視のプロセス分析

Management skills process analysis Child

ちょっと寒くて曇り空の日。空気の色が、透明度の高い夏色から薄暗いグレーがかった秋色に変わりつつある。牛乳の入った暖かい飲み物が恋くなる。

 

さて、先日、家の片付けをしていたら、息子が小学校低学年だった頃、どうしたら忘れ物をしないか二人で話し合ったときのメモが出てきて懐かしくなった。

 

それは、息子が小学二年生の頃の話。

担任の先生との保護者面談で「宿題が出せていないんです」と言われた。私は、毎晩、息子と一緒に宿題をし、ランドセルにいれるところまで確認していたので、先生の言葉にビックリした。

 

そこで、面談から帰宅後に、息子に先生から言われた話をして「明日は、ちゃんと出すんだよ」と声をかけると、「うん」と返事する息子。でも、その後も、宿題のノートに先生の提出済みのサインがなく、出せてない様子だった。

 

「どうして出せないの」と聞いても「わからない」という返事。

半分イライラしながら、どうしたら忘れないようになるか、家で頭をつきあわせ息子と考え、筆箱にメモを入れたり、声を荒立って叱ったこともあるけれど、状況は一向にカイゼンせず。

 

その状態がしばらく続いたので、家で話していてもらちがあかない、現場を見なければ!と、ある日の平日の夕方、息子にランドセルを持たせて、二人で学校に出かけた。

 そして、誰もいない教室で、ランドセルをしょった息子に、教室に入ってから自分の席について、宿題を提出したり授業の準備をする行動を再現してもらった。

 

 その行動をステップに分解するとこんな感じだ。

  1. 教室に入る
  2. 自分の席まで移動し机の上にランドセルを置く
  3. ランドセルの中身(教科書やノート)を引き出しのお道具箱に入れる
  4. 空のランドセルを教室後方の自分のロッカーにしまう
  5. 宿題のノートやプリントを、教室前方の提出場所に提出する
  6. 着席して、朝の会が始まるまで待つ

 

そして、息子の行動を教室で観察して気がついたことは、

  • 学校の子どもの机の上はとても狭く、ランドセルを置いたらいっぱいになる。机の上にランドセルと提出物を並べて置くスペースがない
  • 狭い机の上にランドセルを置いて、たくさんのノートや教科書を出し、お道具箱にしまうのも、小学二年生の小さな手では一苦労で、時間がかかる
  • 息子の机と後ろのロッカーの間には、彼が好きな学級文庫や仲良しの友達の席があり、そこにトラップされると、宿題を提出する前に朝の会が始まる可能性大

 

つまり、今のステップでは、宿題を出すまでに時間切れになり朝の会が始まり、そのまま宿題不提出になってしまうことが、行動をみて始めて理解できた。

また、息子本人は、自分の行動パターンを自覚していなかったので、いくら家で問いつめたところで「わからない」という言葉に嘘はないというのもよくわかった。

まさに”百聞は一見にしかず”だった。

 

学校から帰宅後に、私は観察して気づいたことを息子に話した。そして、各ステップをそれぞれ付箋に書き、どうすれば忘れ物をしないかを息子と話し合った。その結果、

  • 宿題を直接ランドセルから出して提出し、それから残りのランドセルの中身をお道具箱にしまうようステップの並び方を変更する
  • 宿題をランドセルからすぐに取り出せる様、一番上に宿題を入れる

の2点を実行しようという結論に至った。

 

その後、しばらくの間、宿題が提出状況を確認するとともに、新しい手順で行動ができているかを口頭で繰り返し確認した。

 

もちろん、何度も提出忘れはあったけど、本人が自分の行動に意識的になり、出せなかったときでも、「学校に行くのが遅くて、ぎりぎりで宿題が出せなかった」などその理由がわかるようになった。

 

「問題は会議室で起こってるんじゃない、現場で起こっているんだ!」というのは踊る捜査線の名台詞だけれど、ビジネススクールの生産管理の先生も同じをことよくおっしゃっていた。

「人は思っているほど自分の行動に意識的ではなく、言葉で説明できることに限界がある。なので、言葉に頼るのではなく、実際に自分で現場を見なさい。」

 

息子の宿題提出話は、現場観察が家庭の問題解決にもものすごく役に立つと感じた出来事だった。

定常業務と切ったバター

Management skills Cook

ここ数日でぐんと秋が深くなったようだ。

朝寒くて、廊下をつま先立ちで歩いた。

そろそろ裸足からスリッパ生活に移行かな。

 

さて、今朝、朝食を作りながら、定常業務について考えた。

 

以前も家事についての定義を考えを書いたことがあるが、”家事”は二種類に分けられる。

  • 定常業務:日々の暮らしを継続するため仕事(掃除、洗濯、食事の支度、家計の管理など)
  • プロジェクト型業務:明確に終わりと始めのあり特別なことに対応する仕事(旅行やパーティなど)

 

朝食作りはまさに定常業務。

そして、定常業務の目指すところは、時間がかからず、楽々行え、家族の誰でも同じような成果がでること

 

我が家の朝食の定番メニューはバタートーストと目玉焼きとサラダ。

準備を始めてから食べ始めるまで7-8分かかる。

具体的な流れは

  • まず、目玉焼きをフライパンで焼き、蓋をして蒸らしている間に、レンジのグリルで食パンを3分間焼く。
  • そして、その3分間にサラダを作り、ランチョンマットやカトラリーやグラス、飲み物の準備する。
  • パンが焼けたらバターのかけらをパンにのせ、グリルの余熱で溶かしてから食パンに広げ、食卓に出す。

日々タイムトライアルだ。

 

以前、夕食作りのプロセスを書いたことがあるが、朝食作りのプロセスは、

材料の準備➡調理➡盛りつけの3ステップになる。そして、時間短縮の鍵は

  1. 複数の料理作りを並行で行うこと
  2. 料理に直接関わること以外を作業削ぎ落すこと

の二点。

 

で、我が家の朝食作りの話に戻ると、時間短縮の小さな工夫は

  1. 目玉焼き、トースト、サラダ、食卓の準備を時間差で並行して行うこと
  2. パンにのせるバターは、予め200gのバターを約10g単位に切っておくこと

 

”並行での調理”は、上に書いた通り、出来上がり時間から逆算して作業を行っている。

 

バターは冷蔵庫から出したばかりだととても固く、大きな塊のままだとバターナイフで力を込めて削り、バターを塗る、というのが一苦労で手がかかる。そして、子どもではちょっと難しい。

なので、そのタイムロスを防ぐため、予め小さく切るようにする。小さく切っておけば、小さな塊をパンにのせるだけなので、誰でも簡単にできる。

 

バターを小さく切るための道具もあるみたいだけれど、月に1回程度5分もかからない作業で、大きさが不揃いでかまわないので、包丁で全く問題ない。

心の余裕のあるとき、大きな塊のバターを半分に切って、また半分に切って、と進めていくと、頭の中では「一枚が二枚、二枚が四枚・・・」とがまの油売りの口上が鳴り響き、一人でくすくす笑ってしまう。

 

ちなみに朝食時間短縮のために始めたことだけど、バターを10g単位に切っておくと、とても便利で、お菓子作りのハードルも低くなったのは嬉しいおまけ。

 

日々の暮らしを楽に楽しくするには、一見華やかなプロジェクト型業務だけでなく、日暮らしを支える定常業務の地道なカイゼン活動もとて大事。これは、仕事と同じことだ。

 

そして、定常業務をカイゼンするいいアイデアや工夫が見つかると、とても楽しく嬉しい。これも仕事と同じこと。