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卒対委員とプロジェクトマネジメントスキル

 久しぶりにピカピカの晴天の土曜日。

空が真っ青なのはいつぶりだろう。

 

さて、今日は、卒業対策委員会の集まりがあり、午前中小学校に行った。

 

”卒業対策委員”という言葉を最初に聞いた時、何の対策をするんだろう?と頭の中にはてながいっぱいだったが、よくよく聞くと、卒業生のアルバムや謝恩会など、卒業にまつわるイベント係のことだった。

 

5年生最後の保護者会で次年度のPTAの役員決めをしたのだけれど、卒業対策委員(卒対委員)には希望者がほとんどいなく定員割れの状態だった。しーんとした重たい空気に耐えられず、誰もいないなら引き受けましょう、と手を挙げ、卒対委員になった。
 

息子の学校の卒対委員の仕事をプロジェクトと例えると

  • プロジェクトゴール:卒業する6年生及び関係者(保護者、教職員)が満足いく卒業記念イベントを滞りなく実行する
  • サブプロジェクト:卒業アルバム作成、DVD作成、謝恩会の企画・実行
  • プロジェクトメンバー:卒対委員8名+会計係2名
  • ステークホルダー:保護者、教職員

と言う感じ。

 

「卒対は大変だから、PTA役員を低学年のうちに済ませておい た方がいいよ」と、息子が小学校に入りたての頃、上学年のママから言われていたのを覚えていたので、自分から手を挙げたものの、かなり負担が大きそうで恐れ戦いていた。でも、活動開始して約5ヶ月間だが、とても快適で、むしろこれまであまり接点のなかった他のママ達とざっくばらんに話ができて、一番楽しいPTA活動だ。

 

うまく進んでいる理由を考えると

  • 立ち上げ時に年間予定や気をつける点を前年度の卒対委員から説明してもらい、メンバーが全体像を把握した上で仕事が進められる
  • 各メンバーが引き受けた仕事を責任を持って進めるので、進捗が早い
  • チームとしての意見を自由に言い合える雰囲気があり、意思決定が早い
  • メンバーに過去の経験者がいるので、前例踏襲型で手を抜くところ(書類の作成等)と力を入れるところ(謝恩会の出し物など)のメリハリがある
  • 先生や保護者に対して適切に実施状況の報告をしたり、相談をしたり、ステークホルダーマネジメントが上手

ということで、誰も意識していないけど、自然とプロジェクトマネジメントができていている。普段、仕事でプロジェクトマネジメントをしている立場で考えると、その自然さがすごく新鮮で面白い。

 

私は、平日、フルタイムで仕事をしていているので、どれくらい役に立てるかなーと心配していたけれど、会議の後に会議録を送ったり、会議前日に会議予定やTo do listを送るなど普段の仕事の会議と同じようにしていたら、「とてもわかりやすくて、助かる」と他のメンバーから感謝され嬉しくなった。

また、順調に行っているときこそ、リスクマネジメントが大事なので、あえて「もしこんなことが起きたらどうしようか?」とうまく進まない場合のことを投げかけて、みんなで話をしたり。

 

卒対委員をしながら、プロジェクトマネジメント系のスキルは、どこでも使えるなーと再確認した日だった。